Mijn papierloze administratie

Juli 2020: Dit artikel is geschreven in 2014. Inmiddels is mijn workflow door technologische ontwikkelingen en nieuwe inzichten gewijzigd. Binnenkort daarom een update op dit artikel!

Mijn administratie is papierloos! Al vier jaar, en ik ben er erg blij mee! Met vallen en opstaan heb ik een workflow ontwikkeld die bij mij perfect werkt. Ik maak daarbij gebruik van het ouderwetse postvak, mijn scanner, Preview and Rename, mijn NAS en Evernote. Tijd om mijn ervaringen te delen!

Waarom een papierloze administratie?

Ik worstelde met die bekende stapel facturen, bevestigingen en garantiebewijzen die ik netjes opborg, maar op het moment dat ik ze nodig had niet makkelijk terug kon vinden. Dat moest toch makkelijker kunnen? Ook wilde ik overal en altijd bij mijn documenten kunnen en ze gemakkelijk kunnen delen. Tot slot: kassabonnen vervagen na verloop van tijd en papier is sowieso kwetsbaar. Door ze te digitaliseren heb ik direct een back up!

De oplossing
Na experimenteren en het lezen van ervaringen van anderen (zoals dit artikel) ben ik tot het volgende stappenplan gekomen.

1. Alle binnengekomen papieren behandel ik zoals ik dat altijd al deed. Facturen betaal of agendeer ik, bevestigingen en antwoordformulieren retourneer ik, etc. Zodra er geen actie meer nodig is sorteer ik de brieven en kassabonnen in het postvak ‘scannen’.
2. Periodiek scan ik de papieren documenten in naar PDF-formaat . Hierbij is een scanner met een zogenaamde feeder erg makkelijk: je hoeft de papieren dan niet stuk voor stuk in de scanner te leggen. Maar wat nog belangrijker is: de scanner moet OCR ondersteunen! Op die manier worden de facturen makkelijk vindbaar in je administratie. Na het scannen plaats ik de bestanden in de map ‘Administratie’ in Google Drive. Ze zijn dan direct veilig gesteld in de cloud en op al mijn pc’s beschikbaar voor stap 4.
3. Tegenwoordig komen steeds meer documenten binnen per mail. Bij online bestellingen komt de factuur, die vaak ook dient als garantiebewijs, per mail binnen en steeds meer bedrijven sturen hun facturen digitaal. Deze facturen download ik en plaats ik in de map ‘Administratie’ in Google Drive. Tip: in Gmail sla je met een paar drukken op de knop bijlagen op in Google drive!
4. Nu alle documenten, of ze nu in papieren vorm of digitaal binnen zijn gekomen, zijn samengebracht in de map ‘Administratie’ in Google Drive, geef ik ze een goede naam. Dit was voor mij altijd de klus waar ik het meest tegenop zag, tot ik de tool Preview and Rename ontdekte. Ik hernoem de bestanden volgens het volgende formaat:
5. Na, of eigenlijk tijdens het hernoemen van de bestanden, sorteer ik de bestanden in de volgende mappen:
   • Administratie (waarin ik submappen hanteer per jaar)
   • Garantiebewijzen
   • Diploma’s en aktes
6. Tot slot verplaats ik deze bestanden naar gelijknamige mappen op mijn NAS en neem ik ze op in Evernote. Heb je nog geen Evernote account? Klik dan hier! Evernote heeft een gebruiksvriendelijke interface en zoekfunctie, is overal en altijd bereikbaar en maakt het delen van bestanden een fluitje van een cent. Ook is het mogelijk om tags aan bestanden toe te kennen. Hier maak ik geen gebruik van, maar het kan een nuttige toevoeging zijn. In de praktijk gebruik ik altijd Evernote wanneer ik mijn administratie wil raadplegen. De NAS dient puur als back-up en maakt dat ik niet volledig afhankelijk ben van Evernote.

De papieren gooi ik, nadat ik ze heb ingescand en de scans heb gecontroleerd, in de papierbak. Dat maakt mijn administratie écht papierloos! Let wel op de regels van de Belastingdienst voordat je de shredder gebruikt.

Heb jij tips of andere ervaringen? Deel ze hieronder!