Dit artikel werd in november 2008 gepubliceerd op bi-kring.nl.

Information is now being generated and utilized at an ever-increasing rate […]

“There is also a growing need for more prompt decisions […]”

De kern van deze citaten zou zomaar uit een recent artikel van
Gartner of een moderne wetenschapper kunnen komen. Niets is
echter minder waar: het zijn uiteenzettingen van H.P. Luhn in de oktober-editie van IBM Journal… uit 1958!

Diverse auteurs refereren naar dit artikel als het eerste waarin het begrip ‘Business Intelligence’ (BI) wordt genoemd. Met bovengenoemde citaten signaleert Luhn een gat tussen de groeiende hoeveelheid informatie en de groeiende behoefte om snel beslissingen te kunnen nemen. Om dit gat te minimaliseren ziet Luhn een rol weggelegd voor een ‘actuele trend’: automatisering. Hij noemt als ideale situatie een systeem dat informatie verzamelt en op aanvraag op de juiste plaats aflevert. Een dergelijk systeem zou volgens Luhn alle informatieproblemen van organisaties verhelpen. Hij noemt het een ‘Business Intelligence System’. Ten tijde van het schrijven van dit artikel leven wij in oktober 2008 en dus viert het begrip BI haar vijftigste verjaardag.

Voor u als lezer leidt het bovenstaande waarschijnlijk tot een feest der herkenning. Legt Luhn hier niet exact de vinger op de zere plek van hedendaagse organisaties? Deels wel. Ook de hedendaagse organisatie kampt met het gat tussen een overvloed aan data enerzijds, en de behoefte om steeds sneller beslissingen te kunnen nemen anderzijds. Luhn lijkt zelfs met de term ‘action points’ al de voorganger van de KPI te hebben uitgevonden! Is er, ondanks alle investeringen in onderzoek en organisatorische veranderingen, in die 50 jaar dan niets veranderd? Tijd om de balans op te maken.

Er zijn wel degelijk verschillen tussen de situatieschets van Luhn en hedendaagse organisaties. Luhn doelt met de term informatie op de wildgroei aan papier. Dat probleem ervaren wij nog steeds maar daarnaast zijn organisaties hun processen gaan ondersteunen met IT-systemen (denk bijvoorbeeld aan ERP) wat een enorme nieuwe berg aan informatie oplevert. Ook verzamelen wij tegenwoordig data over consumenten, concurrenten en zelfs over zaken als het weer. Om orde te scheppen verdelen wij alle data over de begrippen kwalitatief en kwantitatief. Daarmee is het begrip data in de loop der jaren veel breder geworden dan de versie waar Luhn op doelde.

Het verzamelen van deze data voor het nemen van beslissingen heeft een enorme ontwikkeling doorgemaakt. Luhn heeft het over het inscannen van documenten om ze vervolgens te bewaren op magnetische schijven. Vandaag de dag werken wij met geautomatiseerde ETL-stromen die steeds beter omgaan met alle vormen van data en het vervolgens plaatsen in warehouses waarin data multidimensionaal wordt opgeslagen. Dat laatste heeft als voordeel dat data ook nog eens veel gemakkelijker terug is te vinden, iets waar Luhn zich zorgen over maakt.

Een tweede verschil is de distributie van de opgeslagen data. Luhn stelt voor om opgeslagen documenten op aanvraag uit te printen. De opkomst van ICT en internet in het bijzonder leiden tot ongekende mogelijkheden op het gebied van distributie: vandaag de dag kan iedereen nagenoeg altijd en overal bij gewenste informatie in de vorm van zelf te printen rapporten of dashboards.

Kijkend naar deze vergelijkingen kunnen we concluderen dat er wel degelijk veel is veranderd. Wat echter opvalt is dat de grootste vooruitgang is geboekt op het gebied van de enablers van BI, ofwel het technologische aspect. De razendsnelle opkomst van IT heeft het gehele BI-proces beïnvloedt: het verzamelen, analyseren en distribueren van data en informatie is vandaag de dag goed te automatiseren.

Het bedrijfskundige aspect van BI is echter achtergebleven. Dat heeft een aantal oorzaken. Luhn stelt dat de grootste uitdaging van BI is om de juiste informatie bij die persoon te krijgen die er ook daadwerkelijk behoefte aan heeft. Omdat men van nature liever op zeker speelt en nieuwsgierig is, waarschuwt Luhn voor het gevaar dat de gebruiker wordt overladen met documenten en de informatie vervolgens helemaal niet meer gebruikt. Precies dat probleem bestaat vandaag de dag nog steeds: men geeft de gemiddelde gebruiker carte blanche en er ontstaat een wildgroei aan analyses en te meten KPI’s. Gevolg is dat de écht belangrijke KPI’s in het niet vallen. Het is daarom van belang dat KPI’s, op welk niveau in de organisatie ze ook betrekking hebben, in lijn zijn met de strategie en dat men zich alleen richt op de voor hem of haar vijf belangrijkste KPI’s.

Tevens is er een enorme slag te slaan in het daadwerkelijke gebruik van informatie. Luhn stelt dat een BI-systeem problemen van organisaties oplost. Een gedachte waar hedendaagse organisaties nog steeds op leunen. Ten onrechte! Want als de juiste data uit het systeem rolt, is dat nog geen intelligentie. Pas als de informatie bij de personen komt met de juiste inhoudelijke kennis en ervaring, kunnen nieuwe inzichten ontstaan op basis waarvan beslissingen worden genomen. Van een BI-tool zonder die interpretatieslag is nog geen organisatie wijzer geworden. Dit besef moet bij een hoop organisaties nog doordringen.

Tot slot is het hedendaagse BI-proces te reactief ingericht. Opvallende verkoopcijfers leiden tot een analyse van beschikbare data waarmee een verklaring wordt gezocht. De echte toegevoegde waarde van BI ligt echter in proactiviteit: wat als we weten hoe de verkoopcijfers zich morgen gaan ontwikkelen als we vandaag bepaalde beslissingen nemen? Dat is pas echt sturen!

Al met al liggen er nog een hoop uitdagingen voor ons. Luhn mag het niet meer meemaken: hij overleed 6 jaar na het schrijven van het artikel, op 68-jarige leeftijd. Aan ons de taak om zijn vooruitstrevende gedachtegoed door te zetten. Aan de potentie van BI zal het in ieder geval niet liggen!

Literatuur
Luhn, H.P. (1958). A Business Intelligence System. IBM Journal, October 1958, pp. 314-319. Retrieved on 4-2-2024 from https://www.scribd.com/doc/123146214/ibmrd0204H