Sinds een aantal jaren werk ik met een papierloze administratie. Alle facturen, bevestigingen en garantiebewijzen vind ik hierdoor met één druk op de knop terug. Daarnaast zijn ze altijd en overal beschikbaar en gemakkelijk te delen. Ik kan het je van harte aanbevelen!

Het structureren van de ingescande bestanden was echter altijd een grote klus waar ik enorm tegenop zag. Tot ik ‘Preview and Rename‘ van A-PDF ontdekte!

Omdat je administratie na verloop van tijd veel bestanden bevat, is een consistente naamgeving van belang voor de structuur. Ik hanteer daarvoor het volgende formaat:

YYYYMMDD_Organisatie_Korte omschrijving.pdf

Met de standaard functionaliteit van Windows is het hernoemen van PDF’s een enorme klus: PDF openen > datum, organisatie en omschrijving onthouden > PDF sluiten > PDF hernoemen… Voor veel mensen is dit een reden om er niet aan te beginnen, of het niet vol te houden. Zonde! ‘Preview and rename‘ van A-PDF maakt deze klus een fluitje van een cent! In dit filmpje zie je hoe het werkt: terwijl de tool je een preview toont van de PDF vul je real time de gewenste bestandsnaam in. In een klein uur hernoemde ik op die manier vandaag 150 bestanden!

Volgens mij is hiermee de laatste drempel verdwenen. Wat is er mooier dan 2014 starten met een papierloze administratie? Veel succes!

A-PDF Preview and Rename is beschikbaar voor Windows 2000, XP, Vista en 7.