Multi-tasking staat in de beleving van velen synoniem aan productiviteit. Studies tonen echter aan dat multi-tasken juist zorgt voor verlies aan productiviteit en concentratie. Kortom: meer fouten, minder resultaat. Binnenkomende mail is zo’n ‘productiviteitskiller’. De optimale productiviteit en concentratie wordt pas bereikt als je een kwartier focust op een bewuste taak, bijvoorbeeld het schrijven van een document. Als je na 10 minuten wordt gestoord, bijvoorbeeld door een melding dat je nieuwe mail hebt, begin je weer op 0. Je moet dan dus weer een kwartier focussen om optimale productiviteit te bereiken! In dit artikel vind je drie eenvoudige handelingen die ervoor zorgen dat je in ieder geval niet meer wordt gestoord door binnenkomende mail.

1. Zet het popup-scherm uit dat wordt getoond bij nieuwe mail. Je wordt dan niet meer direct op de hoogte gebracht. Klik met de rechtermuisknop op het Outlook-icoontje rechts in de taakbalk. Vink vervolgens ‘Show New Mail Desktop Alert’ uit. De melding wordt nu niet meer weergegeven.
2. Zodra er nieuwe mail is, toont Outlook rechts onderin het scherm een envelopje. Ook als het popup-scherm uit staat, zal je aandacht al snel door dat envelopje worden getrokken. Weg ermee! Klik met de rechtermuisknop op het envelopje en kies voor de optie ‘Icoon verbergen’.
3. Zet je geluid uit. Dit doe je eenvoudig door het geluid van de gehele pc uit te schakelen. Maar het is ook mogelijk om het specifieke geluid voor nieuwe mail uit te zetten. Klik in het Control Panel op Appearance and Personalization > Personalization > Sounds. Klik in de lijst ‘New mail notification’ aan en kies vervolgens in de dropdownlist de optie (None).

Je zult merken dat je hierna veel rustiger werkt!